Volkswagen Fleet Magazine

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Recht/Steuer  |  Private Nutzung von Firmenwagen


Gut geschützt

Damit es bei der geschäftlichen und privaten Nutzung von Firmenfahrzeugen nicht zu Unstimmigkeiten kommt, sollte ein Dienstwagenüberlassungsvertrag die entsprechenden Konditionen Regeln.

Manchmal geht es schnell: Der Mitarbeiter ist am Wochenende privat mit seinem Firmenwagen zum See unterwegs. Beim Rückwärtsfahren auf dem Parkplatz übersieht er einen Absperrpoller und beschädigt den Stoßfänger. Oder der volljährige Sohn schätzt beim Ausflug nach Tirol die Kurve falsch ein und setzt Papas Dienstfahrzeug prompt in den Straßengraben. Zwei Beispiele, die vielen Flottenmanagern so oder so ähnlich aus der Praxis bekannt vorkommen dürften. An ihnen wird exemplarisch deutlich, dass die außerdienstliche Nutzung von Firmenwagen genau geregelt sein sollte – egal, wie groß der Fuhrpark ist.

Was vertraglich festgelegt sein sollte

 

So sperrig sein Name, so unverzichtbar ist der Dienstwagenüberlassungsvertrag für Unternehmen und Mitarbeiter. Er kann Bestandteil des Arbeitsvertrags oder separat aufgesetzt sein und definiert alle Rechte und Pflichten des Mitarbeiters im Umgang mit seinem Firmenwagen. Er bindet natürlich auch das Unternehmen an Bedingungen bei der Überlassung des Kfz. In jedem Fall sollte der Vertrag regeln, ob das Auto auch privat und von weiteren Personen (Familienangehörige, Lebenspartner) genutzt werden darf. Wichtig ist auch die Festlegung, welche Wartungs-, Pflege-, Reparatur- und Benzin – kosten das Unternehmen oder der Mitarbeiter tragen muss. Ebenso sind Fragen zur Haftung bei Schäden und Mängeln zwingend vertraglich zu klären. In der Regel werden die anfallenden Kosten je nach dienstlicher oder privater Nutzung aufgeteilt. In den meisten Dienstwagenüberlassungsverträgen finden sich darüber hinaus sogenannte Widerrufsregeln. Sie definieren, wann der Mitarbeiter den Dienstwagen komplett oder temporär zurückzugeben hat. Generell sollten Angaben zum überlassenen Fahrzeug ebenfalls nicht fehlen: Entweder werden allgemein die Fahrzeugklasse und ein Preislimit festgelegt oder die genaue Typbezeichnung und Ausführung genannt. So lässt sich je nach Mitarbeiterebene auch der Mitbestimmungsspielraum steuern. Hier kann sich eine größere Auswahl positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken. Ergänzend halten viele Unternehmen Anforderungen zu einer kraftstoffsparenden Fahrweise sowie zur Einhaltung verkehrsrechtlicher und steuerlicher Vorschriften im Vertrag fest. So ist ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass der Mitarbeiter den geldwerten Vorteil eines Dienstwagens selbst versteuern muss – ganz gleich, ob nach der Ein-Prozent-Regelung, per Fahrtenbuch oder mittels einer Kostenschätzung.

Worauf Flottenmanager achten sollten

 

So weit, so einleuchtend. Doch die Tücken liegen – wie so oft – auch bei Dienstwagenüberlassungsverträgen im Detail: Sind die grundlegenden Regelungen zu vage formuliert oder spezielle Anforderungen nicht erwähnt, kann es im Streitfall zu Unstimmigkeiten kommen; diese werden gerichtlich oftmals gegen das Unternehmen entschieden. Fehlt beispielsweise der Hinweis, dass private Auslandsfahrten vorab genehmigt werden müssen oder nur in bestimmte Länder erlaubt sind, darf der Mitarbeiter mit dem Dienstwagen grundsätzlich jedes Fahrtziel ansteuern. Das Unternehmen sollte sich absichern und entweder bestimmte Ländergruppen ausschließen, vorher die Zustimmung für private Fahrten ins Ausland einfordern oder den Abschluss einer Auslandsschutzbrief Versicherung auferlegen. Gleiches gilt bei der privaten Nutzung des Wagens durch Familienangehörige: Fehlt eine vertragliche Regelung, ist es den Ehepartnern, Lebensgefährten und Kindern erlaubt, das Dienstfahrzeug (auch im Ausland) zu nutzen. Grundsätzlich empfiehlt sich übrigens eine zweisprachige Aus – führung des Dienstwagenüberlassungs ver – trags, damit der Mitarbeiter bei einem eventuellen Unfall im Ausland den Behörden das Nutzungsrecht des Wagens nachweisen kann.

Je präziser, desto sicherer

 

Klarheit sollte darüber hinaus in Sachen Widerrufsrecht herrschen: Mit einer Klausel, die das Unternehmen jederzeit berechtigt, den Wagen zurückzufordern, kommt ein Flottenmanager nicht weit. Es müssen sachliche Gründe definiert sein, die einen Widerruf zulässig machen. Hierzu zählen etwa die entzogene Fahrerlaubnis, ein Stellenwechsel innerhalb des Unternehmens, der einen Firmenwagen obsolet macht, oder die vorläufige beziehungsweise vollständige Freistellung des Mitarbeiters. Während der Elternzeit, wenn das Unternehmen kein Gehalt zahlt, kann dem Mitarbeiter auch der Dienstwagen entzogen werden – nicht aber während des gesetzliches Mutterschutzes.

 

Auch zur Urlaubszeit des Mitarbeiters ist es möglich, aus betrieblich bedingten, festgeschriebenen Gründen den Firmenwagen zurückzufordern. In diesem Fall muss das Unternehmen allerdings einen angemessenen Ausgleich zahlen – meist in Höhe des monatlichen Betrags, den der Mitarbeiter im Sinne der Ein-Prozent-Regelung zu zahlen hat. Die allgemeine Formulierung „aus wirtschaftlichen Gründen“ genügt indes nicht als Legitimation für eine vorzeitige Rückgabe des Wagens.

In jedem Fall sollte immer ausdrücklich geregelt sein, dass dem Mitarbeiter ein Zurückbehaltungsrecht am Fahrzeug nicht zusteht. So kann erreicht werden, dass das Unternehmen auch bei einem unwirksamen Widerruf in den Besitz des Fahrzeugs kommt, selbst wenn es sich hierdurch gegenüber dem Mitarbeiter schadenersatzpflichtig macht. Der Schaden wird von der Rechtsprechung in der  Regel mit dem geldwerten Vorteil bewertet, was der Firma oft günstiger kommt, als ein weiteres, eventuell für einen anderen Mitarbeiter dringend benötigtes Fahrzeug anzuschaffen.

Ein heikles Thema ist die GPS-Überwachung des Firmenwagens. Sie ist nur in engen Grenzen erlaubt. Auch wenn sie zum Beispiel bei Diebstählen hilft – zu einer Rundumüberwachung des Fahrers darf sie in jedem Fall nicht führen.

Insgesamt lässt sich festhalten: Selbst wenn nicht für jeden Fall immer exakte Rechte und Pflichten im Vorfeld festgelegt werden können – je präziser der Dienst – wagenüberlassungsvertrag ausformuliert ist, desto weniger Unstimmigkeiten gibt es in unangenehmen Situationen – ein Vorteil für beide Seiten.

 

Andreas Waldhorn, Rechtsanwalt Der Autor ist Partner der Kanzlei Dr. Waldhorn & Partner Rechtsanwälte, Würzburg